Bei der Nebenkostenabrechnung entscheiden oft nicht die Zahlen, sondern das Datum. Wer als Vermieter eine Frist verpasst, verliert im schlimmsten Fall seine gesamte Nachforderung. Gerade private Vermieter mit einer oder wenigen Wohnungen rechnen oft nebenbei ab und unterschätzen das. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen gelten und wie Sie sicher bleiben.
Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Gemeint sind die laufenden Kosten des Hauses, die Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen, etwa Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Grundsteuer.
Die vier Fristen im Überblick
| Frist | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | höchstens zwölf Monate | § 556 Abs. 3 BGB |
| Abrechnungsfrist | Zugang beim Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums | § 556 Abs. 3 BGB |
| Einwendungsfrist | Mieter hat zwölf Monate nach Zugang Zeit für Einwände | § 556 Abs. 3 BGB |
| Anpassung der Vorauszahlung | nach einer Abrechnung möglich | § 560 Abs. 4 BGB |
Die Abrechnungsfrist: zwölf Monate
Über die Vorauszahlungen Ihrer Mieter rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Ein BeispielIhr Abrechnungszeitraum läuft vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2025. Dann muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2026 bei Ihrem Mieter angekommen sein.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum, an dem Sie die Abrechnung abschicken. Eine Abrechnung, die Sie am 30.12. in den Briefkasten der Post werfen, kann zu spät ankommen.
Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen
Kommt die Abrechnung zu spät, können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das gilt auch dann, wenn die Abrechnung inhaltlich richtig ist.
Eine Ausnahme gibt es nur, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Ein Beispiel ist ein Grundsteuerbescheid, den die Gemeinde rückwirkend erlässt. Auf solche Ausnahmen sollten Sie sich aber nicht verlassen. Und Vorsicht: Ein Guthaben Ihres Mieters müssen Sie auch nach Ablauf der Frist auszahlen.
Wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten, kommt ein besonderes Risiko hinzu. Ihre Nebenkostenabrechnung baut auf der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft auf. Kommt diese spät, wird es eng. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen Sie die Frist auch dann einhalten, wenn die Gemeinschaft noch nicht abgerechnet hat. Eine späte Abrechnung der Gemeinschaft entschuldigt Sie also nicht ohne Weiteres.
Was in eine formell richtige Abrechnung gehört
Die Frist hält nur eine Abrechnung ein, die formell in Ordnung ist. Das heißt: Ihr Mieter muss sie gedanklich nachvollziehen können. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören mindestens diese Angaben hinein:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- der Verteilerschlüssel, also die Regel, nach der die Kosten aufgeteilt werden
- die Berechnung des Anteils Ihres Mieters
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Fehlt einer dieser Punkte, kann die Abrechnung unwirksam sein. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, lassen sich dagegen meist auch nach Ablauf der Frist noch korrigieren, allerdings nicht zu Lasten des Mieters.
Die Einwendungsfrist für Mieter
Auch Ihre Mieter haben eine Frist. Einwände gegen die Abrechnung müssen sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwände in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Innerhalb dieser Zeit dürfen Mieter die Belege einsehen, also Rechnungen und Verträge, auf denen die Abrechnung beruht. Bereiten Sie die Unterlagen deshalb von Anfang an geordnet vor.
Vorauszahlungen anpassen
Hat die Abrechnung eine hohe Nachzahlung ergeben, können Sie die monatlichen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das gilt umgekehrt auch für den Mieter, wenn er dauerhaft zu viel zahlt. Eine passende Vorauszahlung schützt beide Seiten vor bösen Überraschungen im nächsten Jahr.
Sonderfall Heizkosten
Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Danach müssen diese Kosten zu mindestens der Hälfte nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden (§§ 7 und 8 HeizkostenV). Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf Ihr Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Seit 2022 gibt es weitere Pflichten. Wo fernablesbare Zähler eingebaut sind, müssen Mieter monatlich über ihren Verbrauch informiert werden (§ 6a HeizkostenV). Fehlt diese Information, darf der Mieter um 3 % kürzen. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag über fernablesbare Zähler bis Ende 2026.
So bleiben Sie auf der sicheren Seite
- Zeitplan festlegen: Planen Sie die Abrechnung nicht für die letzten Wochen der Frist, sondern für die erste Hälfte des Folgejahres.
- Unterlagen früh anfordern: Heizkostenabrechnung des Messdienstes, Grundsteuerbescheid und bei Eigentumswohnungen die Abrechnung der Gemeinschaft.
- Zugang nachweisbar machen: Stellen Sie die Abrechnung per Einwurf-Einschreiben oder persönlich mit Zeugen zu, wenn die Frist knapp wird.
- Nur umlagefähige Kosten abrechnen: Kosten der Verwaltung oder Reparaturen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Auch Gebühren für den Kabelanschluss dürfen seit dem 01.07.2024 nicht mehr umgelegt werden.
- Belege geordnet ablegen: Dann ist eine Belegeinsicht schnell erledigt.
Fazit
Die wichtigste Frist für Vermieter: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, sonst ist die Nachzahlung in der Regel verloren. Fristen sind kein Hexenwerk, aber sie verzeihen keine Nachlässigkeit. Wer früh plant, Unterlagen rechtzeitig anfordert und den Zugang nachweisen kann, verliert keine Nachzahlung und vermeidet Streit mit seinen Mietern.
