Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Jahresabrechnung Ihrer Eigentümergemeinschaft. Viele Seiten, viele Zahlen, am Ende eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Wer sie nicht versteht, ist in guter Gesellschaft. In einer Online-Befragung des Verbraucherschutzverbands wohnen im eigentum e. V. von 2022 hielt nur etwa die Hälfte der Wohnungseigentümer ihre Abrechnung für verständlich und nachvollziehbar.
Dieser Beitrag erklärt Eigentümern und Verwaltungsbeiräten, woraus die Abrechnung besteht, worüber die Versammlung tatsächlich abstimmt und wie Sie die wichtigsten Punkte selbst prüfen.
Quelle: wohnen im eigentum e. V., Online-Befragung zur Jahresabrechnung, Mai 2022.
Wozu die Jahresabrechnung da ist
Für jedes Wirtschaftsjahr beschließt die Gemeinschaft einen Wirtschaftsplan. Das ist eine Vorschau auf die erwarteten Einnahmen und Ausgaben. Daraus ergibt sich das Hausgeld, also der monatliche Vorschuss, den jeder Eigentümer zahlt.
Nach Ablauf des Jahres zeigt die Jahresabrechnung, was tatsächlich ausgegeben wurde. Der Verwalter muss sie nach § 28 Abs. 2 WEG aufstellen. Sie beantwortet eine einfache Frage: Haben die Vorschüsse gereicht, oder muss nachgezahlt werden?
Die Bausteine der Abrechnung
Gesamtabrechnung
Die Gesamtabrechnung zeigt alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr. Hier finden Sie zum Beispiel Kosten für Heizung, Wasser, Versicherung, Hausmeister, Reparaturen und die Verwaltung selbst.
Einzelabrechnung
Die Einzelabrechnung verteilt diese Kosten auf Ihre Wohnung. Grundlage ist der Verteilungsschlüssel, also die Regel, nach der Kosten aufgeteilt werden. Das kann der Miteigentumsanteil sein, die Wohnfläche, die Anzahl der Einheiten oder der gemessene Verbrauch. Welcher Schlüssel gilt, steht in der Teilungserklärung oder in einem Beschluss der Gemeinschaft.
Am Ende der Einzelabrechnung steht der entscheidende Betrag: Ihr Anteil an den Kosten abzüglich Ihrer gezahlten Vorschüsse. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Vermögensbericht
Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 muss der Verwalter zusätzlich einen Vermögensbericht erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Vermögen der Gemeinschaft, etwa Kontostände und offene Forderungen. So sehen Sie auf einen Blick, wie finanziell gesund Ihre Gemeinschaft ist.
Worüber die Versammlung abstimmt
Hier hat die Reform 2020 viel verändert. Früher wurde über die gesamte Abrechnung beschlossen. Heute beschließt die Versammlung nur noch über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).
Was das für Sie bedeutetDer Beschluss legt fest, welche Beträge fällig werden. Die Zahlen dahinter müssen trotzdem stimmen. Fehler in der Abrechnung sollten Sie deshalb vor der Versammlung ansprechen, nicht erst danach.
Halten Sie einen Beschluss für fehlerhaft, können Sie ihn vor Gericht anfechten. Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Diese Fristen sind kurz, deshalb lohnt die Prüfung vorab.
So prüfen Sie Ihre Abrechnung
Sie müssen kein Buchhalter sein, um die wichtigsten Punkte zu kontrollieren. Gehen Sie diese Fragen durch:
- Stimmen Ihre Vorschüsse? Vergleichen Sie die angerechneten Hausgeldzahlungen mit Ihren Kontoauszügen.
- Passt der Verteilungsschlüssel? Prüfen Sie, ob für jede Kostenart der richtige Schlüssel verwendet wurde und ob Ihr Miteigentumsanteil oder Ihre Fläche korrekt eingetragen ist.
- Gibt es auffällige Sprünge? Legen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Größere Abweichungen bei einzelnen Positionen sollte der Verwalter erklären können.
- Sind die Heizkosten plausibel? Die Heizkostenabrechnung stammt meist vom Messdienst. Prüfen Sie Ihren Verbrauch im Vergleich zum Vorjahr.
- Wie hat sich die Rücklage entwickelt? Der Vermögensbericht zeigt, ob Geld für künftige Reparaturen vorhanden ist.
Typische Fehler in Abrechnungen
Manche Fehler tauchen immer wieder auf. Achten Sie besonders auf diese Punkte:
- Kosten wurden nach dem falschen Schlüssel verteilt, etwa nach Fläche statt nach Miteigentumsanteilen.
- Eine Rechnung wurde doppelt gebucht oder gehört in ein anderes Jahr.
- Entnahmen aus der Rücklage fehlen oder sind nicht nachvollziehbar.
- Ein Eigentümerwechsel im Laufe des Jahres wurde falsch berücksichtigt.
Ihr Recht auf Einsicht
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge der Gemeinschaft. Oft prüft auch der Verwaltungsbeirat, also die gewählte Vertretung der Eigentümer, die Abrechnung vor der Versammlung stichprobenartig.
Melden Sie sich für die Belegeinsicht rechtzeitig beim Verwalter an. Ein guter Verwalter stellt die Unterlagen ohne Umwege bereit, idealerweise auch digital.
Was eine gute Abrechnung ausmacht
Eine Abrechnung kann rechnerisch korrekt und trotzdem unverständlich sein. Achten Sie bei Ihrer Verwaltung auf diese Punkte:
- Pünktlichkeit: Die Abrechnung kommt so früh, dass vor der Versammlung Zeit zur Prüfung bleibt.
- Eine Lesehilfe: Eine kurze Erklärung zeigt, woher die wichtigsten Zahlen kommen und warum sich etwas verändert hat.
- Antworten vorab: Fragen zur Abrechnung werden vor der Versammlung geklärt, nicht erst dort.
- Vollständigkeit: Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung, Heizkostenabrechnung und Vermögensbericht liegen gemeinsam vor.
Fazit
Die Jahresabrechnung vergleicht Ihre Hausgeldvorschüsse mit den tatsächlichen Kosten. Abgestimmt wird nur noch über Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse, die Zahlen dahinter sollten Sie trotzdem vor der Versammlung prüfen. Wer seine Abrechnung versteht, entscheidet in der Versammlung sicherer, und eine Gemeinschaft, die ihre Zahlen kennt, streitet seltener.
